KİLİS 7 ARALIK ÜNİVERSİTESİ

Akademik Yayın Arşivi

T.C.
KİLİS 7 ARALIK ÜNİVERSİTESİ
AÇIK ERİŞİM ve KURUMSAL ARŞİV YÖNERGESİ
Amaç
Madde 1: Kilis 7 Aralık Üniversitesi ’n de oluşturulan kurumsal arşiv, Kilis 7 Aralık Üniversitesi mensupları tarafından üretilen bilimsel bilginin derlenmesi, uzun dönemde korunarak bilgiye erişimin güvence altına alınması ve bu doğrultuda kurumumuz bilimsel ve entelektüel bilgi birikiminin geniş kitlelerce paylaşılmasını hedeflemektedir. Bu yönerge, Kilis 7 Aralık Üniversitesi mensupları tarafından üretilen bilimsel çalışmaların, kütüphane bünyesinde oluşturulan Kilis 7 Aralık Üniversitesi Kurumsal Akademik Açık Erişim Arşivi’ne elektronik ortamda aktarılması ve açık erişime sunulmasına ilişkin usul ve esasları düzenler.
Kapsam
Madde 2: Kilis 7 Aralık Üniversitesi Açık Erişim Arşivi’nin kapsamı aşağıdaki materyallerden oluşmaktadır:

Konferans bildirileri,

Tanımlar
Madde 3: Bu uygulama esaslarında geçen;
a)         Açık Erişim: Araştırmacıların bilimsel yayınların tam metinlerine finansal, yasal ve teknik engeller olmaksızın kamuya açık internet aracılığıyla ücretsiz olarak erişebilmelerini,
b)         Kurumsal Akademik Arşiv/Açık Erişim Arşivi/Kurumsal Arşiv: Üniversitemizde üretilen akademik çalışmaların arşivlenerek açık erişime sunulduğu sistemi,
c)         İvedi Arşivleme/Opsiyonel Erişim: Akademik çalışmaların hakem denetiminden geçmiş biçimlerinin ivedilikle Kurumsal Akademik Arşiv sisteminde arşivlenmesi ve erişime açılması sürecini,
d)         Arşivleme: Akademik çalışmaların Kurumsal Akademik Arşiv sisteminde depolama sürecini,
e)         Ambargo: Araştırma sonuçlarının belli bir süre (6-12 ay)erişime kapatılmasını ifade eder.

Gerekçe
Madde 4: Üniversitemizde basılı ve elektronik ortamda üretilmekte olan akademik çalışmaların (Ulusal ve uluslararası bilimsel dergilerde yayımlanmış makaleler, konferans ve sempozyum bildirileri/sunumları, yüksek lisans ve doktora tezleri, seminerler, proje çalışmaları, kitap/kitap bölümleri, patentler, teknik dokümanlar vb.) bir araya toplanması ve Üniversitemiz bünyesinde uluslararası açık erişim standartlarına uygun bir kurumsal akademik arşiv sisteminin oluşturulmasıdır.
Dayanak
Madde 5: Bu yönerge metni, 2547 sayılı Yüksek Öğretim Kanununun 4/c maddesine ve Yüksek Öğretim Kurulu Başkanlığı’nın 36054236 - 806.02.04-06 sayı ve “Kurumsal Arşiv Çalışmaları” konulu yazısına dayanılarak hazırlanmıştır.
Yetki ve Sorumluluklar
Madde 6: Öğretim elemanları ve öğrenciler;

Madde 7: Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı;
a)2547 sayılı Yüksek Öğretim Kanununun 6. bölüm 42. maddesi d. bendine göre amaç; kurumun bilimsel ve entelektüel birikimini eksiksiz derleme altına almaktır. Kütüphane, bu gerekliliği yerine getirmekle sorumludur.
b) Kurumsal Akademik Arşivden sorumlu personelle ilgili bilgiler bölüm başkanlıklarına bildirilir.
c) Öğretim elemanlarını ve öğrencileri Kurumsal Arşivden haberdar etmek amacıyla, bilgilendirme kılavuzları hazırlanır, gerekli tanıtım ve bilgilendirme çalışmaları yapılır.
ç) Öğretim elemanlarının ve öğrencilerin Kurumsal Arşive aktardıkları bilimsel çalışmalara ait üst veri (metadata) girişleri kontrol edilir ve düzenlemeler yapılır.
d) Yıl içinde öğretim elemanlarının teslim ettikleri bilimsel çalışmalar ile eğitim-öğretim yılı sonunda verilen performans değerlendirme raporları karşılaştırılarak kontrol edilir.
e) Yıllık performans değerlendirme raporları sistemden veya Bölüm/Anabilim Dalı/Program Başkanlıklarından alınır.
f) Yıllık performans değerlendirme raporunda bulunan ancak Kurumsal Arşivde bulunmayan çalışmalar listelenir. Bu listeler, öğretim elemanlarının konudan haberdar edilmesi ve gerekli işlemlerin yapılması amacıyla Bölüm Başkanlıklarına gönderilir.
g) Kurumsal Arşive aktarılmış olan ancak yıllık performans raporunda bulunmayan çalışmalar listelenir. Bu listeler, öğretim elemanlarının konudan haberdar edilmesi ve gerekli işlemlerin yapılması amacıyla Bölüm Başkanlıklarına gönderilir.
ğ) Sağlama ve kontrol tamamlandıktan sonra tüm uyarılara rağmen belirtilen sürede Kurumsal Arşive gönderilmeyen çalışmalar için uyarı yazısı yazılır ve onaylanan faaliyet raporu listeleri ile beraber Dekanlıklara iletilir.
h) Kurumsal Arşiv çalışmasına yönelik olarak diğer üniversite ve kurumlarla yapılacak anlaşmalar ve işbirlikleri Rektörlük onayına sunulmak üzere Kütüphane tarafından yürütülür.
Madde 8: Bilgi İşlem Daire Başkanlığı
a) Kilis 7 Aralık Üniversitesi mensupları tarafından üretilen, kurumun bilimsel ve entelektüel varlığını oluşturan çalışmaların Kilis 7 Aralık Üniversitesi Açık Erişim Arşivi aracılığı ile erişime sunulması, Kilis 7 Aralık Üniversitesi Açık Erişim Sistemi yazılımının güncellenmesi, yedeklenmesi, uzun dönem korunarak saklanması, güvenliğinin sağlanması ve Ulusal Akademik Arşiv sistemine, açık erişim standartlarında veri aktarılması süreçlerini yürütür.
Madde 9: Bölüm Başkanlıkları
a) Öğretim elemanlarının tamamlanmış yıllık performans değerlendirme raporlarını kütüphaneye iletir.
b) Kütüphane tarafından gönderilen listeleri inceler ve öğretim elemanlarına gerekli uyarıları yapar.
Yayınlama ve Yararlanma Hakkı
Madde 10:
- Kilis 7 Aralık Üniversitesi Kurumsal Arşivinde bilgi kaynaklarını yayımlama ve onlardan yararlanma hakkı aşağıda belirlenen koşullarda gerçekleştirilir.
a) Kilis 7 Aralık Üniversitesi Öğretim Elemanları, kendilerine ait her türlü bilimsel çalışmayı veri giriş formu aracılığı ile arşive ekleyeceklerdir. Kurumsal Arşive aktarılan verilerin kontrolü Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı tarafından yapılacaktır.
b) Herhangi bir yerde yayımlanmış veya yayımlanma kararı alınmış akademik çalışmaların, yayımlandığı yerdeki formatı ile aynen yer almaması koşulu ile sisteme yüklenmesi telif hakkı ihlalini doğurmaz.
c) Açık Arşivde bulunan çalışmalardan yararlanıldığında, kullanan kişinin kaynak göstermesi bilimsel etik açısından gerekli ve zorunludur. Kaynak göstermede, kullanılan çalışmanın adı ve yazarıyla birlikte açık arşivin URL adresi verilmelidir.
ç) Açık arşivde yer alan yayınlara, anahtar kelime ve bibliyografik bilgiler taranarak erişim sağlanacaktır.
d) İsteyen herkes sistemde kayıtlı çalışmalara serbestçe erişip kullanabilir.
Açık Erişim Danışma Kurulu
Madde 11: İlk üç yıl içerisinde her yıl, üç yılın sonunda takip eden dönemlerde her üç yılda bir Kilis 7 Aralık Üniversitesi Açık Erişim ve Kurumsal Arşiv  Politikası’nı değerlendirmek, gerekli gördüğü hallerde politikayı revize etmek veya değiştirme çalışmaları yapmak üzere Açık Erişim Danışma Kurulu oluşturulmuştur. Kurul;

Yürürlük
Madde 12: Bu yönerge Kilis 7 Aralık Üniversitesi Senatosu tarafından kabul edildiği tarihte yürürlüğe girer.
Yürütme
Madde 13: Bu yönerge Kilis 7 Aralık Üniversitesi Rektörü tarafından yürütülür.